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Comment utiliser un Bullet Journal pour s’organiser au travail ? Encore mieux, avec un Bullet Journal numérique !

Vous êtes débordé.e au travail ? Comme on dit, vous êtes « sous l’eau » ? Pourtant, vous utilisez déjà des outils d’organisation en tous genres : to do lists, Google Agenda, carnets de note, applications de gestion de projets

Et si la solution était de vous organiser au travail avec un Bullet Journal en ligne ?

 

Vous connaissez peut-être la méthode d’organisation avec le Bullet Journal classique en papier.

Vous verrez dans cet article pourquoi la version en ligne vous permettra d’être encore plus efficace.

 

Je vous propose également 13 idées de collections pour organiser son travail avec un Bujo en ligne, pour gagner du temps pour ce qui compte vraiment pour vous.

 

Si vous n’avez pas encore créé de compte My Bullet online, vous pouvez le faire gratuitement ici : 

Restez abonné à la newsletter (lors de la création de votre compte), bientôt vous pourrez même créer en un clic ces différentes collections, grâce à des templates à dupliquer.

 

My Bullet online - Collections pour gérer la maison

Qu’est-ce qu’un Bullet Journal numérique ?

Déjà, qu’est-ce qu’un Bullet Journal ? Je vous renvoie à l’article complet que j’ai écrit sur cette méthode d’organisation inventée par Ryder Carroll.

 

Il permet d’organiser sa vie aussi bien personnelle que professionnelle.

Chaque personne étant différente, il y a autant de manières de s’organiser.

Certaines vont préférer utiliser un Bujo qui regroupe toute leur vie (ce qui est mon cas), d’autres vont vouloir séparer le pro du perso, voire même avoir un carnet pour chacune des différents domaines de leur vie.

 

L’avantage du Bujo est que l’on peut personnaliser et créer les collections (listes qui regroupent un sujet) dont on a besoin, qui correspondent à notre situation. 

    Bullet journal numérique sur mobile ordinateur tablette - My Bullet online

    Le Bullet Journal en ligne est la version numérique de ce système d’organisation.

    On a ainsi tous les avantages liés à un outil en ligne :

    • pas besoin de créer les nouvelles pages à la main,
    • synchronisation automatique des données entre les différentes vues,
    • accessible de n’importe où (on a tout le temps son téléphone sur soi),
    • liens cliquables,
    • moteur de recherche pour retrouver les informations en quelques clics, …

     

    Mais aussi les inconvénients :

    • pas d’écriture à la main (des études en ont démontré les bienfaits),
    • difficile sans connexion Internet (sauf s’il existe une application mobile accessible hors ligne),
    • on est déjà trop connecté aux écrans de nos jours, et on peut être vite distrait.

     

    Je vous renvoie encore une fois à un article où j’ai listé les différences entre un Bujo classique et un Bujo en ligne.

     

    Avant de voir les avantages à utiliser un Bullet Journal en ligne pour gérer vos projets professionnels, voyons ceux du Bujo papier.

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      Les avantages et inconvénients du Bullet Journal papier pour organiser son travail

      L’avantage d’utiliser un Bujo au travail, est que l’on peut personnaliser les pages dont on a besoin, contrairement à un agenda classique.

      Et c’est aussi beaucoup plus structuré qu’un simple carnet de notes, et il est donc plus facile de retrouver les informations, de ne pas oublier de faire certaines tâches.

       

      Les inconvénients est que lorsque l’on travaille dans un bureau, tout se fait maintenant sur ordinateur :

      • les mails,
      • les rendez-vous sur Google Calendar ou Outlook,
      • les compte-rendus de réunion sur Word,
      • les tableaux de statistiques, la liste des commandes, des fournisseurs, etc. sur Excel ou Google Sheets,
      • les présentations sur Powerpoint
      • sans parler des outils en ligne comme le site Internet, les réseaux sociaux, les logiciels de comptabilité et de CRM, etc.

       

      Utiliser un Bujo uniquement papier pour organiser l’ensemble de ses tâches, informations et contenu est à mon avis tout simplement impossible.

       

      Par exemple pour prendre des rendez-vous :

      • on doit d’abord noter les rendez-vous dans un Future Log, puis le Monthly Log, Weekly Log et enfin le Daily Log. Avec un calendrier numérique, on accède à la date en question et c’est terminé ;
      • quand les rendez-vous sont reportés, il est beaucoup plus facile de les déplacer en un clic sur Google Calendar par exemple, contrairement au carnet.

       

      Si on décide d’utiliser les 2, en utilisant un support papier en plus du numérique, on vient invariablement à :

      • avoir des doublons, ce qui peut générer des erreurs si on oublie de reporter une information sur les différents types de support,
      • devoir retaper sur le clavier ce qu’on a noté à la main,
      • ne plus savoir où on a mis l’information recherchée (si on ne fait pas de doublon).

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        Idées de collections Bujo pour le travail-My Bullet online

        Pourquoi utiliser un Bullet Journal en ligne au travail ?

        Pour tous les inconvénients cités plus haut, je n’utilise plus de Bullet Journal classique pour organiser mon travail.

        Un Bujo numérique me permet :

        • un gain de temps considérable,
        • d’être plus efficace
        • et plus productive.

         

        Pourquoi ?

         

        1. Pour ne plus faire les choses en double

         

        • Quand j’ai une réunion :
          • Je pose la date directement dans le calendrier
          • J’écris l’ordre du jour dans le champ enrichi du rendez-vous même
          • Je prends des notes et rédige le compte-rendu pendant la réunion, encore une fois dans le champ enrichi (pas besoin de retaper ce que j’aurais écrit à la main dans un carnet en papier)
          • Si j’ai des actions à faire suite à cette réunion, je les mets directement en tâche avec une date où je vais les réaliser.

         

        • Pour ma création de contenu :
          • Je filtre dans mon agenda, mon calendrier éditorial pour voir les dates des publications sur les différents supports, catégorisés par couleur : articles du blog, newsletters, posts sur le groupe Facebook, Instagram, etc.
          • J’écris directement le texte de l’article, du mail ou du post dans le champ enrichi
          • Je coche quand c’est programmé.

         

        2. Pour ne plus oublier aucune tâche

        Par exemple, je déteste l’administratif, et c’est une des tâches que je procrastine le plus.

        Avec My Bullet online, tant que je n’ai pas coché les choses à faire, ça reste dans ma to do list. Donc plus aucun risque de faire ma comptabilité en retard !

        Sur un carnet, il est très facile d’oublier ses tâches si on ne regarde pas les pages passées.

         

        3. Pour gagner du temps

         

        Dans un Bullet Journal en ligne et notamment My Bullet online, on peut gérer à la fois :

        • les tâches
        • les rendez-vous
        • les notes
        • le contenu
        • ses idées, ses réflexions,
        • les comptes-rendus de réunion
        • les objectifs
        • mais aussi les habitudes

         

        Tout est synchronisé

        Les objectifs sont visibles en même temps que les tâches, les habitudes sont affichées sur la page principale, le contenu est directement dans le calendrier éditorial, les comptes-rendus de réunion à la date de la réunion-même.

         

        Toutes mes informations sont au même endroit, je gagne un temps fou !

        Pour ma part, je n’utilise plus que My Bullet online pour travailler.

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        Mélanger Bullet Journal professionnel et personnel sur le même support ?

         

        Chaque personne va s’organiser de la manière qui lui convient le mieux

        De mon côté, je préfère tout avoir au même endroit.

         

        Par exemple, si je dois prendre un rendez-vous, qu’il soit pro ou perso, je peux voir mes disponibilités sur un seul et même calendrier.

         

        Avec des systèmes de couleurs et de catégories, je peux facilement différencier chaque domaine de ma vie. Et en plus, je peux voir en un coup d’oeil si ma semaine a été équilibrée niveau pro et perso.

        Et si je veux juste voir certaines catégories, je peux les filtrer sur le calendrier.

         

        capture d’écran

         

        D’ailleurs, j’avais aussi donné 10 idées de collections pour gérer sa maison avec un Bullet Journal en ligne.

         

        Voyons ci-dessous les collections que j’utilise pour m’organiser au niveau professionnel.

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        13 idées de collections pour organiser son travail avec un Bujo en ligne

        Dans le système d’organisation inventé par Ryder Carroll, une collection est tout simplement une liste, un tableau, graphique ou toute autre format, permettant de faire le suivi d’un sujet donné.

         

        Vous pouvez créer toutes les collections dont vous avez besoin pour vous organiser, vous aider à vous sentir bien dans votre corps et votre tête (car il n’y a pas que le travail dans la vie !).

         

        Pour le travail, les collections vont vous permettre de :

        • vous organiser
        • gagner du temps
        • ne pas oublier les choses,
        • tout en déchargeant votre cerveau de vos tâches, de vos idées.

         

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        1. La to do list (ou liste de tâches)

        La première collection indispensable au travail est la liste de tâches.

        Que vous soyez du genre à faire du batch tasking et/ou du time blocking, noter toutes les tâches que vous avez envie de faire permet de ne pas les oublier et de réduire votre charge mentale.

         

        Chaque tâche peut être assignée à un projet et/ou une collection, on peut définir la date à laquelle on souhaite la réaliser, et cocher une fois que c’est fait.

         

        Si une tâche n’a pas été réalisée, elle va s’afficher dans la partie « En retard« , jusqu’à ce qu’on la coche ou qu’on la déplace à une date ultérieure.

         

        Sur My Bullet online, chaque tâche va être retrouvée dans une collection créée automatiquement pour chaque projet.

         

        To do list Bullet journal pour le travail - My Bullet online

        Si on met l’heure à laquelle on veut effectuer cette tâche, elle va aussi apparaître dans le calendrier du jour, de la semaine ou du mois (on décide où on veut qu’elle apparaisse).

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        2. Emploi du temps : calendrier, rendez-vous

        Dans My Bullet online, le calendrier (avec toutes les dates !) est déjà créé, avec les vues quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles (et bientôt annuelles).

        Contrairement au Bujo papier et à certains outils en ligne, vous n’avez pas besoin de créer une collection pour chaque date.

         

        Le calendrier possède un filtre qui permet de n’afficher que certaines catégories, dans des couleurs différentes.

         

        On peut y afficher les rendez-vous et également les tâches, qui sont en quelque sorte des rendez-vous qu’on se donne avec soi-même.

         

        Calendrier Bullet journal pour le travail - My Bullet online
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        3. Objectifs qualitatifs et quantitatifs

        Pour atteindre ses objectifs, il faut déjà savoir ce que l’on souhaite.

        C’est pourquoi dans My Bullet online, il existe une section entière dédiée aux objectifs :

        • objectifs de vie
        • de l’année
        • de chaque trimestre
        • mois
        • semaine
        • jour

         

        Bien entendu, à vous ensuite de décider à quelle fréquence vous souhaitez vous fixer des objectifs.

         

        Les objectifs mensuels sont ensuite affichés sur votre agenda pour toujours les avoir en vue.

        Objectifs Bullet journal pour le travail - My Bullet online
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        4. Prise de notes de réunion

        Plus besoin de fichier Word, vous pouvez prendre des notes directement dans My Bullet online.

        En plus, en les attribuant à une collection par exemple intitulée « Comptes-rendus de réunions », vous pourrez les retrouver très facilement (soit dans le calendrier, soit dans cette collection).

        Notes de réunion Bullet journal pour le travail - My Bullet online
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        5. Calendrier éditorial

        On en a déjà parlé un peu plus haut, dans le calendrier vous pouvez filtrer selon les catégories souhaitées, par exemple ici j’ai affiché dans mon calendrier mensuel :

        • les articles de blog
        • les newsletters
        • les posts sur le groupe Facebook
        • Instagram : les stories, reels et posts du feed
        • YouTube

         

        Chaque support a sa couleur attitrée, que j’ai définie dans la liste de mes projets (onglet « Mes objectifs » dans My Bullet online).

         

        Calendrier éditorial Bullet journal pour le travail - My Bullet online
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        6. Posts de réseaux sociaux (ou scripts de vidéos, articles de blog)

        Dans mon calendrier éditorial, il me suffit ensuite de cliquer sur l’article ou le post en question, et je rédige le texte directement au même endroit.

        Comme ça, même si je déplace le post à une date ultérieure, je retrouverai le texte facilement et pourrai le modifier si besoin.

         

        Rédaction de contenu Bullet journal pour le travail - My Bullet online
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        7. Plan marketing

        Sur le même principe que le calendrier éditorial, j’ai ce que j’appelle un plan marketing, où je note les offres et les nouveautés que je propose chaque semaine.

         

        Je peux le filtrer sur le calendrier afin de ne voir que celles-ci, ou les afficher en même temps que le calendrier éditorial pour vérifier la correspondance entre l’offre et la communication.

         

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        8. Statistiques, chiffre d’affaires mensuel

        On peut créer des collections chiffrées dans My Bullet online. On peut ainsi suivre si on le souhaite :

        • les statistiques de visites de son site (par jour ou par mois),
        • le nombre d’abonnés à ses réseaux sociaux,
        • le chiffre d’affaires mensuel,
        • etc.

         

        A vous de trouver quels indicateurs vous avez envie de suivre.

         

        En superposant chaque graphique, vous pourrez ainsi corréler le nombre de visites avec le chiffre d’affaires par exemple.

         

        Statistiques Bullet journal pour le travail - My Bullet online
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        9. Liste de produits

        J’ai développé récemment une marque de décoration avec mon mari.

        J’ai ainsi créé une collection avec la liste des produits que nous allons lancer, avec leur date de développement, fabrication et de lancement.

         

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        10. Liste de clients

        Vous pouvez aussi utiliser My Bullet online comme un CRM : par exemple la liste de vos clients, avec les informations dont vous avez besoin pour votre suivi.

         

        Ca peut aussi être la liste de vos partenaires, fournisseurs, etc.

         

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        11. Process à suivre

        Si vous avez des tâches redondantes comprenant plusieurs petites sous-tâches que vous ne pouvez pas automatiser, vous pouvez créer des listes de process à suivre

         

        Cela permet de :

        • gagner du temps,
        • de ne rien oublier, de ne pas se tromper,
        • de le faire même quand on est fatigué ou pas motivé,
        • de déléguer en étant sûr que ce sera fait comme on le souhaite.

         

        J’ai par exemple un process pour :

        • rédiger un article de blog, l’optimiser pour le référencement, et le programmer 
        • programmer mes posts sur les réseaux sociaux
        • créer mes visuels
        • que faire quand je suis fatiguée
        • que faire quand je n’ai pas d’inspiration pour écrire

         

        Process Bullet journal pour le travail - My Bullet online
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        12. Semaine-type

        Un peu sur le même principe qu’une liste de process, j’ai le déroulé exact de ma semaine, pour ne pas avoir à me poser de questions sur les tâches à réaliser.

        Par exemple :

        • tous les lundis matins je vais rédiger un article de blog,
        • l’après-midi, optimiser le site et les fonctionnalités de l’application
        • le mardi matin, je rédige le script et tourne les vidéos,
        • etc.

         

        Cette semaine-type évolue très régulièrement selon les priorités et la stratégie que je veux mettre en place pour développer mes business.

         

        Semaine-type Bullet journal pour le travail - My Bullet online
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        13. Idées

        Les idées peuvent survenir à n’importe quel moment.

        Et comme on a toujours son téléphone pas loin de soi, on peut facilement noter toutes les idées et pensées qui nous viennent en tête.

        En sachant où vous les notez, vous saurez les retrouver facilement.

         

        En général, dès que j’ai une idée, je la note directement sur ma feuille de route du jour, mais vous pouvez aussi créer une collection dédiée à vos idées.

        Puis quand je me pose pour organiser ma journée et semaine, je déplace cette idée dans la collection sur le même sujet, et je lui assigne une date pour la réaliser.

         

        Par contre, on ne peut pas encore enregistrer d’audio avec My Bullet online, pratique quand on a les idées sous la douche par exemple ! A moins que vous ayez un téléphone étanche, vous pourrez les noter directement sur le clavier 😉

         

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        Collections à la fois pro et perso

        Des collections qu’on utilise normalement pour le perso peuvent très bien être utilisées également dans le cadre professionnel :

         

        A vous d’imaginer l’organisation la plus efficace pour vous.

         

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        Bientôt dans My Bullet online

        Au travail, on a souvent besoin de partager du contenu entre collaborateurs, et le Bullet Journal papier est de par son format et son principe-même, plutôt destiné à un usage personnel.

        Avec My Bullet online, on pourra bientôt partager des collections et des groupes de collections.

         

        Ce sera pratique bien entendu pour partager avec vos collègues les listes de tâches, le calendrier éditorial, etc.

         

        Mais cette fonctionnalité de partage sera également très utile pour partager les collections de la vie personnelle :

        • liste de courses avec votre conjoint,
        • liste de cadeaux avec vos proches
        • menu de la semaine avec votre famille,
        • etc.

         

        Restez connecté.e pour être tenu.e au courant de cette nouveauté !

         

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        A vous de jouer

        Alors, quelles collections allez-vous adopter pour vous organiser au travail ?

        Dites-moi dans les commentaires si vous en utilisez d’autres, et je les rajouterai dans l’article.